T Ü R K İ Y E   Z İ R A A T   O D A L A R I  B İ R L İ Ğ İ

UNION OF TURKISH CHAMBERS OF AGRICULTURE

G.M.K Bulvarı No: 25   06440  Demirtepe / ANKARA

Tel: (0.312) 231 63 00 (Pbx) - Fax: (0.312) 231 76 27

 Esas Birim      : Org. ve Od. Şb. Müd.                                  Tarih  : 16.04.2009

 Genelge No     : 38                                                                    Özeti   : Yazışmalar Hk.

ZİRAAT ODASI BAŞKANLIĞI  

             Yazışmalar, resmi işlemlerin kayıt ve kontrol altına alınması ile gelecek kuşaklara aktarılması için sağlıklı bir şekilde dosyalanmasının, bunların ötesinde kurumların ve nihayet devletin geleceğine ışık tutacak tarihi nitelikte belge üretilmesinin en önemli yoludur.

            Kaldıki, yazışmalar pek çok konuda olaylar, işlemler ve çeşitli diğer ihtiyaçlar için her zaman başvurulacak temel kaynaklardır, başka bir ifadeyle belgedir.

            Bu nedenlerle, yazışmaların belirli kurallara harfiyen uyularak yapılması, böylece odalarla Birliğimiz ve diğer odalar arasında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı, anlaşılır, usullere uygun ve güvenli bir biçimde yürütülmesi gerekmektedir.

            Ayrıca, bilgi çağında bulunmamız nedeniyle, gelecekte daha yoğun olarak üretilecek “elektronik belge” akışının hatasız işletilebilmesi için öncelikle klasik yazı ya da yazışmaların düzgün olarak yerine getirilmesi zorunludur.

            Bundan böyle; Odalar, Birliğimizle ve kendi aralarında aşağıda kurala bağlandığı şekilde yazışma yapacaklardır.

            -Yazılar, en az iki nüsha olarak düzenlenecek, asıl nüsha karşı tarafa gönderilirken, ikinci nüsha ilgili dosyasında arşivlenecektir.

            -Kağıt boyutları, devletin tüm resmi yazışmalarında olduğu gibi (A-4 boyutunda, 210x297 mm.) olacaktır.

            -Yazılar, kesinlikle “Antetli Kağıtlara” yazılacaktır. Bu, aynı zamanda, Türkiye Ziraat Odaları Birliği” ve bağlı odaları için en önemli “Kurumsal Kimlik” unsurlarından birisi olacaktır.

            -Yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutu kullanılacaktır. Ancak rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilecektir.

            -Kağıdın en üst tarafına, yazıyı gönderen oda yada birim tarafından aşağıdaki biçimde ortalanarak Birliğin adı büyük harflerle, ilgili birimin adı ise, küçük harflerle olacak şekilde başlık yazılacaktır.

 (……. ZİRAAT ODASI)

            -Başlığın son satırından (2-4) aralık aşağıda ve yazı alanının en solundan başlayarak “SAYI” hanesi yazılacak, sayı ile evrak kayıt numarası peş peşe olacaktır.

            -Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olacak şekilde, bu defa yazı alanının en sağına dayalı olarak yazılacaktır.

            -Konu, sayının bir aralık altına, alıcı makamın adının yer aldığı yazının ilk harfinin hizasını geçmeyecek biçimde, ayrıca anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilecektir.

            -Gönderilen makam bölümünde, yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişilerle bunların bulundukları yer gösterilecektir.

            Bu bölüm, konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde, büyük harflerle yazılacaktır.

            Yazının gönderildiği alt makam varsa, parantez içinde ve küçük harflerle ikinci satıra yazılacaktır.

                                   TÜRKİYE ZİRAAT ODALARI BİRLİĞİ

                                   (……………………. Şube Müdürlüğüne)

-Kurum ve kuruluşlar dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilecektir.

            -Kişiye yazılan yazılarda “sayın” kelimesinden sonra ad küçük soyadı büyük, unvanı varsa bu da küçük harflerle ve isimden önce yazılacaktır.(Örn: Sayın: Prof. Dr. Hamza KOÇYİĞİT) gibi.

            -İlgi, yazıların, önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtmek için kullanılacaktır.

             İlgi sözcüğü, gönderilen makam bölümünün üç aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılacaktır.

            -İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılacak ve artan kelimeler buranın devamına yazılacaktır.

            İlginin birden fazla olması durumunda, a,b,c, gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “)”konularak yazılacaktır.

            İlgide “…… tarihli ve …….sayılı” ibaresi kullanılacaktır.

            İlgide, yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilecektir.

            İlgi, tarih sırasına göre yazılacaktır.

            Metin, ilgiden sonra başlayıp “imza” ya kadar süren kısımdır.

            Metin, “ilgi”nin son satırından itibaren iki aralık “ilgi” yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak yazılacaktır.

            Metinde, kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının aralarında bir vuruş boşluk bırakılacaktır.

            Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanacaktır. 

            Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılacaktır. Önemli sayılar, rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilecektir.

            Metin içinde veya çizelgelerde, üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (25.450.000), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için virgül (30,15-otuz tam yüzde on beş ) kullanılacaktır.

            -Yazılar, “Türk Dil Kurumu” tarafından hazırlanan “İmla Klavuzu” ile “ Türkçe Sözlük” esas alınarak, dil bilgisi kurallarına göre ve “YAŞAYAN TÜRKÇE” ile yazılacaktır.

            Bilgi işlem programlarında, “Türkçe Sorgulama Programı” olan odalar ve birimler bunun kullanım kolaylığından yararlanacaktır.

            Metinlerde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmeyecektir.

            Birliğin merkez birimleri arasındaki yazışmalar “Arz ve rica ederim”, odalar arasındaki yazışmalar “Arz ederim” Birlikten odalara olan yazılar “Rica ederim”, üst ve alt makamlara “dağıtımlı” olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim” biçiminde bitirilecektir.

            Metnin bitiminden sonra, (2-4) aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı  yazı alanının en sağına yazılacak, imza  ad ve soyadın üzerindeki boşluğa  atılacaktır.

            Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılacaktır. Unvanlar, ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılacaktır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına, küçük harflerle ve kısaltılarak yazılacaktır.

            -Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “ Oda Başkanı a.” Biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılacaktır.

             -Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Başkan V. “ yada Genel Sekreter V:” biçiminde ikinci satıra yazılacaktır.

            -Yazıların iki yetkili tarafından imzalanması durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı , unvanı ve imzası sağda olacaktır.Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanacaktır.

            -Onay gerektiren yazılar, ilgili birim tarafından teklif edilecek ve yetkili makam tarafından onaylanmış olacaktır.

            -Yazı onaya sunulurken, imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılacak ve “OLUR”un altında onay tarihi yer alacaktır.

            -Onay tarihinden sonra, imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altında unvanı yazılacaktır.

            -Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa, bunlardan onay makamına en yakın yetkili “uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılacaktır.Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılacak ve yazı alanının solunda yer alacaktır.

            -Ekler varsa, imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “EK/EKLER” ifadesinin altına yazılacaktır.

            -Ek adedi birden fazla ise numaralandırılacaktır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilecektir.

            -Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmeyeceği durumlarda “Ek konulmadı” ya da “Ek….konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “Ek…………konuldu” ifadesi yazılacaktır.

            -Dağıtım; yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür.

            -Eklerden sonra, uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna,  “DAĞITIM” yazılacaktır. Ek yoksa dağıtım, “EKLER” in yerine yazılacaktır.

            -Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “ Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılacaktır. “Gereği” kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise “Gereği” kısmı ile aynı satıra yazılacaktır.

            -“Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılacaktır.

            -“Paraf”, yazının birim içinde kalan nüshasına atılacaktır. Yazıyı hazırlayan ve birim tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf atılmış olacaktır. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alacaktır.

            -Yazıları paraflayan kişilerin unvanları, gerektiğinde kısaltılarak yazılacaktır; (:) işareti konulduktan sonra, büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılacaktır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraf atılacaktır.

            -Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon” yazılacak ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadı paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenecektir.

            -Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılacaktır. İletişim bilgileri, yazıdan bir çizgiyle ayrılacaktır.

            -Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alacaktır.

            - Yazı “GİZLİLİK” derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle ve kırmızı renkli olarak belirtilecektir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel, biçiminde görev alanı ve hizmet özelliğine göre ilgili birim tarafından belirlenecektir.

            - Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının “İVEDİ” ve “GÜNLÜ” olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilecektir. Yazıyı alan birim bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlü olacaktır.

            -Yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılacaktır.

            -Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına, toplam sayfa sayısının kaçıncı olduğunu gösterecek şekilde verilecektir.

            -Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, örneğinin uygun bir yerine “ASLININ AYNIDIR” ifadesi yazılarak imzalanıp, mühürlenecektir.

            -Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kayda alınacaktır.

            -Kaşe, evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılacaktır.

            -Birimin içinde herhangi bir bölümü ilgilendiriyorsa, o bölüm karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek amacıyla (x) işareti konulacaktır.

            -Yazıları gönderen birimlerin iletişim bilgileri  zarfın ortasında yer alacaktır.

            -Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilecektir.

            -Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilecektir.Zarfın kapanma yerine hazırlayanların parafları atılacaktır. Bu yerler sağlam bant ile paraflar örtülecek şekilde kapatılacaktır.

             İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortalarına, varsa ivedilik derecesi, sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilecektir.

            -İç zarf ile suret evrak senedi, dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılacaktır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılacaktır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmayacaktır. Varsa, ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilecektir.

            -“Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunacaktır. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade edecektir.

            Burada sıralanan olmazsa olmaz niteliğindeki kurallar dışında, birimlerimiz tarafından sıkça tekrarlanan yazışma yanlışlarının giderilmesi için aşağıda sıralanan konularda usulüne uygun işlem yapılması gerekmektedir.

            -Odalardan çıkan resmi yazı mahiyetindeki yazılar, “oda evrak kayıt defterine”, tarih ve sayı numaraları verilerek yazılacaktır.

            -Odalar tarafından gönderilen yazılarda “odaların unvanları” mutlak surette yer alacaktır.

            -Yazıların eşliğinde “Ek” bulunuyorsa, bu durum üst yazıda “Ek-1, Ek-2” biçiminde belirtilerek yazının yada eklerin ayrı ayrı  gönderilmesine yer verilmeyecektir.

            -Yazılar ve ekleri okunaklı ve dil kurallarına uygun olacak, yazı altları oda ve diğer birim yetkililerince imzalanacak, fotokopi yada benzeri yazı nüshaları “Aslı Gibidir” ibaresi yazılarak onaylanacaktır.

            -İşlerin acele olması gerektiğinde faks ile gönderilen yazıların asılları aynı gün postaya verilecek ve bunların üzerine daha önce gönderilmiş faks yazılarının teyidi olduğuna ilişkin “Faks Teyidi” kaşesi basılacaktır.

            -Odalardan birliğimize hitaben gelen yazılarda başlık olarak birliğimizin adı ve altına yazının ilgilendirdiği  birimin adı aşağıdaki biçimde yazılacaktır.

TÜRKİYE ZİRAAT ODALARI BİRLİĞİ

(………. Müdürlüğüne)

            Yukarıda sıralanan konularda bir yazı örneği (EK-1) de gönderilmiştir.

            Bundan böyle, bu model tüm yazışmalarda esas alınacaktır.

            -28/05/2004 tarihli ve 42 sayılı genelge yürürlükten kaldırılmıştır.

            Bilgi alınmasını ve gereğini önemle rica ederiz.

                                                                         M. Hikmet YAVUZYİĞİT                Vedat KOÇ

                                                                           Org. ve Od. Şb. Müd. V.            Genel Sekreter V.

            Ek 1- Resmi yazı sayfa örneği.