T Ü R K İ Y E   Z İ R A A T   O D A L A R I  B İ R L İ Ğ İ

UNION OF TURKISH CHAMBERS OF AGRICULTURE

G.M.K Bulvarı No: 25   06440  Demirtepe / ANKARA

Tel: (0.312) 231 63 00 (Pbx) - Fax: (0.312) 231 76 27

 Esas Birim      : Muhasebe Şube Müdürlüğü             Tarih    : 25.02.2008

 Genelge No     :  18                                                            Özeti   : Hukuki ve Mali Sorumluluklar Hk

ZİRAAT ODASI BAŞKANLIĞI  

                     Birliğimiz Müfettişlerince Ziraat Odalarında yapılan Teftiş ve İncelemeler sonucunda hazırlanan Raporlarla, Odalarımızca düzenlenen Mizan, Bilanço ve Gelir-Gider tablolarının tetkikinden  ve zaman zaman Oda yetkilileri ile yapılan telefon görüşmelerinden;  Bazı Odalarımızda para tahsili ve ödeme işlemlerinin yasada belirtilen yetki hükümlerine göre yerine getirilmediği, para tahsili ile yetkili olarak çalışanların Kasa Müşterek muhafaza kurallarına uymadıkları, kasaya alınan veya kasadan çıkan paralarla ilgili olarak mevzuata uygun olarak makbuz düzenlemedikleri, bu hatalı uygulamalar sebebiyle Oda yetkililerinin idari ve kanuni sorumluluklarını yerine getirmediklerinden zor durumda kaldıkları anlaşılarak aşağıda belirtilen hususların tekrar açıklanmasına ihtiyaç duyulmuştur.

1- PARA TAHSİLİ :          

            a- Odada para tahsiline yetkili olanların üyelerden tahsil etmiş olduklar paralara ilişkin mutlaka Kasa Makbuzu veya Tahsil fişi düzenlemek suretiyle üyelerden aldıkları tutarları kayıtlara intikal ettirmeleri, her ne surette olursa olsun mahiyeti Muhasebe Talimatnamesinde izah edilen makbuzların haricinde belge, fiş veya tutanakla para alınmaması,

            b- Tahsil edilen paraların çelik kasalarda muhafaza edilmesi, kesinlikle Odaya ait paraların çalışanların üzerlerinde bulundurulmaması,

            c- Yapılan her türlü tahsilatların öncelikle Kasa hesabına kaydedilmesi ve daha sonra kasa mevcudunun (günlük ihtiyaçlar hariç) mutlaka o gün Bankaya yatırılması ve bu işlemlerin kayıtlara alınmak suretiyle muhasebeleştirilmesi, 

            d- Odalarda para hareketlerinin takip edildiği Kasa Defteri ile Kasa Sayım defterinin günü gününe işlenerek kayıtlara göre kasa mevcudu ile sayım mevcutlarının karşılaştırılması, fazlalık ve noksanlık çıkması halinde (Mahiyeti araştırılmak üzere) bu miktarların Muhasebe Talimatnamesinde izah edildiği şekilde ilgili hesaplara intikal ettirilmesi,  

e- Ay sonlarında mutlaka aylık Geçici Mizan çıkarılarak Kasa defterinin bakiyesi ile Mizanın 100-Kasa Hesabı bakiyesinin ve 102-Bankalar hesabı bakiyesi ile banka nezdinde takip edilen banka hesap  durumunun mutabakat kontrolünün yapılması.

2- MALİ YETKİLER :

6964 Sayılı Kanunun Mali Yetkiler başlıklı 22. maddesine göre;”Odalar, meclisleri kararıyla ve amaçlarına uygun olmak kaydıyla menkul ve gayrimenkul edinmeye, satmaya, kiralamaya, rehin etmeye, kredi almaya ve vermeye, teknik ve sosyal yardımlarda bulunmaya, Birlik yönetim kurulunca usul ve esasları yönetmelikle belirlenmiş ödüller dağıtmaya yetkilidir.” hükmü gereğince maddede belirtilen hususlarla ilgili işlemlerde mutlaka meclis kararı alınmalıdır.

3- HARCAMALAR  :

a- 6964 sayılı Ziraat Odaları ve Ziraat Odaları Birliği Kanununun 13. maddesinin; “Oda bütçelerinden harcama başkan veya başkan vekili ile oda genel sekreterinin, genel sekreterin bulunmadığı hallerde muhasip üyenin müşterek imzası ile yapılır.” hükmü gereği kesinlikle gerek kasadan ve gerekse banka hesabından imzasız veya tek imza ile hiçbir ödemenin yapılmaması ve imzaların mutlaka yasada belirtilen yetkililer tarafından atılması,     

b- Odada yapılacak ödemelerle ilgili olarak mutlaka önceden hazırlanan o yılın tahmini bütçesinde o harcama kalemine ait fasıl’ın bulunması, bütçede yeri olmayan harcamalara ilişkin bütçe üstü  harcamanın yapılmaması, ancak zaruret halinde oda meclisince karar alınmak suretiyle yeni fasıl ve maddeler ilave edilmesi, ya da fasıllar arasında aktarmalar yapılması,

c- Odada yapılacak harcamanın cinsine ve miktarına göre Oda organlarınca (Meclis veya Yönetim Kurulu) mahiyeti belirtilmek suretiyle ayrıntılı karar alınması, 6964 sayılı Kanunun 12/b maddesi gereğince mizan ve ayrıntılı harcama listelerinin oda meclis toplantısında görüşülerek toplantıya katılanlar tarafından imza altına alınması,  

d- Harcamaların mutlaka “ALIM, SATIM, YAPIM VE İHALE YÖNETMELİĞİ” esasları dahilinde yetkili organlar ve komisyonlar vasıtasıyla Yönetmeliğin amir hükümleri çerçevesinde yapılması,                                                                                                                                                        

e- Yapılacak harcamaların 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu hükmü gereğince kanunen geçerli olan belgelere (Fatura, Perakende satış fişi, Gider pusulası, Maaş bordrosu vb.) dayandırılması, gider makbuzu bulunmayan odalarımızın maliye ile anlaşmalı matbaalara gider makbuzu bastırmaları, kanunen geçerliliği olmayan  tutanak vb. belgelerle istinaden harcama yapılmaması,               

f- Odada günlük küçük çaplı olarak yapılacak harcamalar için Kasadan avans mahiyetinde alınan paralara ait mutlaka Tediye fişi kesilerek bu tür harcamaların Muhasebe Talimatnamesinde açıklandığı gibi avans hesaplarına intikal ettirilmesi, harcamanın yapılıp belgelerin teminini müteakip avans hesaplarının tasfiye edilerek yapılan harcamanın ilgili Gider hesaplarına aktarılması,

g- Yapılan harcamalara ait belgelerin “Yönetim Kurulu kararı, Komisyon kararı, Olur, Fatura veya Fatura yerine geçen belgeler ve diğer dökümanlar” mutlaka düzenli olarak Tediye fişinin arkasına takılarak harcama evrakının oluşturulması,

h- Yapılan harcamalara ait Tediye fişi ya da ödemeye ilişkin harcama belgesinin arkasına Kasayı ibra mahiyetinde  parayı alan şahsın adı soyadı ve imzasının alınması,

ı) Kasa ve bankadan çekilen oda paralarının oda ihtiyaçları için harcanması, şahsi harcamalardan kesinlikle kaçınılması.

4-KAYITLARIN TUTULMASI VE SAKLANMASI:

2005/38 Sayılı Genelgemizle “Oda muhasebe kayıtlarının mutlaka Odada çalışanlar tarafından usulüne uygun olarak titizlik içinde tutulması, ancak yıl sonlarında veya ihtiyaç halinde dışarıdan Serbest Muhasebeci Mali Müşavirden hizmet satın alınması” hususundaki talimatımız yanlış uygulanarak Odada çalışan personelin sayı ve bilgi yönünden yeterli olsun olmasın bazı odalarımızın Muhasebe kayıtlarını tamamen dışarıda Serbest Muhasebeci, Mali Müşavirlere tutturdukları, hatta Odaya ait muhasebede kullanılan kıymetli evrakların (Tahsil, Tediye Fişleri, Çek ve Defterler ile diğer evrakların) uzun yıllar oda dışında Muhasebecilerde muhafaza edildiği anlaşılmış olup, bu tür hatalı ve sorumluluk doğuran uygulamalara son verilerek muhasebe işlemlerinin mümkün mertebe oda personeli tarafından tutulması, eğer serbest muhasebecilere yaptırılması zorunluluğu söz konusu ise odaya ait işlemleri biten muhasebe evrak, defter  ve kayıtlarının  mutlaka odada muhafaza edilmesi, ayrıca dışarıda Muhasebecilere tutturulan kayıtlar hususunda (Mizan, Gelir-Gider tablosu, Bilanço Vb.) Oda yetkililerinin “Teftişlerde veya TZOB’den sorulduğunda” verilecek cevaba esas olmak üzere bilgi sahibi olmaları,.

Netice itibariyle, odalarımızda tahsil olunan paralar ve  yapılan harcamalara ilişkin Kasa ve Banka hareketlerinde yukarıda açıklanan hususlara mutlaka riayet edilmesi, sorumluluk doğuracak uygulamalardan kesinlikle kaçınılması, anlaşılamayan hususların Birliğimizden (Muhasebe Şube Müdürlüğü) sorulmasını rica eder, çalışmalarınızda başarılar dileriz.                                                                                                                                                                           

                                                                     Ali İhsan Sarı                                          Vedat KOÇ                                                                         Muhasebe Şube Müdürü                         Genel Sekreter V.                                               

NOT:Oda meclis ve  yönetim kurulu üyeleri ile genel sekreter ve oda personelinin  mali ve hukuki sorumlulukları  açısından çok önemli olan bu genelgenin mutlaka oda yönetim kurulu ve oda meclisi toplantı gündemine alınarak değerlendirilmesi uygun olacaktır.